LEADERSHIP and POWER

LEADERSHIP and POWER

DEFINISI KEPEMIMPINAN adalah proses memengaruhi atau memberi contoh oleh pemimpin kepada pengikutnya dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

PERBEDAAN ANTARA MANAGEMENT DAN LEADERSHIP:
1. Kepemimpinan (leadership) mempunyai fungsi dasar dalam menentukan arah (setting direction) atau visi (vision) organisasi. Visi yang menggugah dan membangkitkan gairah untuk diikuti oleh semua pihak dalam organisasi. Untuk itu dapat dikatakan bahwa tugas utama pemimpin (leader) adalah menjadi pelopor dalam menentukan arah atau visi organisasi
2. Manajemen mempunyai fungsi dasar dalam hal mengendalikan (controls) dan mengarahkan (directs) orang atau sumberdaya (resources) yang ada agar tujuan atau visi organisasi dapat dicapai berdasarkan pada prinsip-prinsip atau nilai-nilai yang telah dibangun. Management menghasilkan tindakan-tindakan (action) yang tepat dan cepat untuk meraih visi.

PENEMUAN-PENEMUAN KLASIK KEPEMIMPINAN
Definisi studi Iowa: penelitian kepada anak-anak 10 tahun yang memiliki tiga style kepemimpinan, yakni: otokratis, demokratis, laissez faire. Pemimpin yang otoriter bertindak sangat direktif, selalu memberikan arahan dan tidak memberikan kesempatan untuk berpendapat. Pemimpin yang demokratis mencoba untuk bersikap objektif didalam pemberian kritik atau pujian, dan membentuk kelompok diskusi dalam pembuatan keputusan. Pemimpin semaunya sendiri (laissez faire) memberikan kebebasan yang mutlak pada kelompok. Tujuannya untuk mengetahui pengaruh gaya kepemimpinan dalam variabel-variabel kepuasan dan frustasi-agresi.

Setelah dilakukannya penelitian terhadap tiga gaya kepemimpinan terhadap klub anak, maka dapat disimpulkan bahwa anak-anak lebih menyukai pemimpin yang demokratis dibandingkan pemimpin yang otokratis. Didalam penelitian Iowa tidak mengungkapkan pengaruh langsung dari gaya kepemimpinan tersebut pada produktivitas. Eksperimen yang pokok dirancang hanya untuk mengamati pola prilaku agresif. Yang hasilnya suatu perilaku kelompok-kelompok yang apatis, ketika pemimpin yang otokratis keluar ruangan, maka meletuslah sikap agresifnya. Gaya kepemimpinan laissez faire menghasilkan sejumlah besar perbuatan agresif dari kelompoknya, sedangkan gaya kepemimpinan demokratis berada diantara satu agresif dan empat apatis dalam kelompok yang otokratis.

Studi Ohio memulai penelitian dengan premis bahwa tidak ada kepuasan atas rumusan atau definisi kepemimpinan yang ada. Dengan asumsi terdahulu bahwa kepemimpinan selalu diartikan sama dengan kepemimpinan yang baik.

Studi Michigan adalah sebuah penelitian dengan tujuan untuk menentukan prinsip-prinsip produktivitas kelompok dan kepuasan anggota kelompok yang diperoleh dari partisipasi mereka. Staf peneliti Ohio merumuskan kepemimpinan sebagai suatu perilaku seorang individu ketika melakukan kegiatan pengarahan suatu grup ke arah pencapaian tujuan tertentu. Dalam hal ini pemimpin memiliki deskripsi perilaku atas dua dimensi, yaitu struktur pembuatan inisiatif dan perhatian. Struktur pembuatan inisiatif menunjukkan perilaku pemimpin dalam menentukan hubungan kerja antara dirinya dengan yang dipimpin. Perilaku perhatian menggambarkan perilaku pemimpin yang menunjukkan kesetiakawanan, bersahabat, saling percaya, dan kehangatan didalam hubungan antara pemimpin dan anggota staf.

TEORI-TEORI KEPEMIMPINAN

a. Teori Sifat
Teori-teori sifat (trait theories) mengemukakan bahwa pemimpin itu dilahirkan bukan dibuat. Teori ini sering disebut juga "great-man", lebuh lanjut dinyatakan bahwa seseorang itu dilahirkan dengan membawa atau tidak membawa ciri-ciri atau sifat-sifat yang diperlukan bagi seorang pemimpin, atau dengan kata lain, individu yang telah lahir telah membawa ciri-ciri tertentu yang memungkinkan dia dapat menjadi seorang pemimpin.

Kepemimpinan adalah suatu fungsi kualitas seorang individu, bukan fungsi situasi, teknologi, atau dukungan masyarakat. Hal ini mengandung pengertiaan dasar bahwa peneltitian-penelitian dasar kepemimpinan selalu condong menyatakan bahwa individu merupakan sumber kegiatan-kegiatannya.

Keith Davis mengikhtisarkan ada 4 ciri utama yang mempunyai pengaruh terhadap kesuksesan kepemimpinan dalam organisasi :
*  Kecerdasan (Intellegence)

*  Kedewasaan sosial dan hubungan sosial yang luas (Social Maturity and Breath)

*  Motivasi dari dan dorongan berprestasi

*  Sikap-sikap hubungan manusia

b. Teori Kelompok

Teori kelompok dalam kepemimpinan (group theory of leadership) dikembangkan atas dasar ilmu psikologi sosial. Teori ini menyatakan bahwa untuk pencapaian tujuan-tujuan kelompok harus ada pertukaran yang positif antara pemimpin dan bawahannya. Kepemimpinan itu merupakan suatu proses pertukaran antara pemimpin dan pengikutnya, yang juga melibatkan konsep sosiologi tentang peranan yang diharapkan kedua belah pihak.

c. Teori Situasional (Contingency)

Pendekatan sifat dan maupun kelompok terbukti tidak memadai untuk mengungkap teori kepemimpinan yang menyeluruh, perhatian dialihkan pada aspek-aspek situasional kemungkinan. Fred Fiedler telah mengajukan sebuah model dasar situasional bagi efektifitas kepemimpinan, yang dikenal sebagai contingency model of leadership effectiveness. Model ini menjelaskan hubungan antara gaya kepemimpinan dan situasi yang menyenangkan dan menguntungkan. Situasi-situasi tersebut digambarkan oleh Fiedler dalam 3 dimensi empirik, yaitu:

1. Hubungan pimpinan anggota

2. tingkat dalam struktur tugas

3. posisi kekuasaan pemimpin yang didapatkan melalui wewenang formal

Penemuan Fiedler menunjukkan bahwa dalam situasi yang sangat menguntungkan atau sangat tidak menguntungkan, tipe pemimpin yang berorientasi pada tugas atau pekerjaan adalah sangat efektif. Tetapi bila situasi yang menguntungkan atau tidak menguntungkan hanya moderat (terletak pada range tengah), tipe pemimpin hubungan manusiawi atau yang toleran dan lunak akan sangat efektif.

d. Teori Path-Goal

Teori ini menganalisa pengaruh (dampak) kepemimpinan terutama perilaku pemimpin terhadap motivasi bawahan, kepuasan dan pelaksanaan kerja.

Teori ini memasukkan empat tipe atau gaya pokok perilaku pemimpin, yaitu :

·   Kepemimpinan direktif (directive leadership)

Bawahan tahu apa yang diharapkan dari dirinya dan adanya pengarahan khusus dari pemimpin. Dalam model ini tidak ada partisipasi dari bawahan. Contoh: Seorang pegawai baru yang baru saja mulai bekerja. Kita mesti pahami bahwa individu ini adalah orang baru dalam industri yang Anda tekuni dan ia belum memiliki banyak pengalaman. Gaya kepemimpinan yang paling sesuai untuk diterapkan dalam kasus ini ialah gaya direktif. Mereka ini membutuhkan banyak arahan sehingga bisa belajar menemukan jalannya.

·   Kepemimpinan suportif (supportive leadership)

Adanya kesediaan pemimpin untuk menjelaskan sendiri, bersahabat, mudah didekati, dan mempunyai perhatian kemanusiaan yang murni terhadap bawahannya. Contoh: usaha untuk mengembangkan hubungan interpersonal yang menyenangkan di antara anggota kelompok. Kepemimpinan pendukung (supportive) memberikan pengaruh yang besar terhadap kinerja bawahan pada saat mereka sedang mengalami frustasi dan kekecewaan.

·   Kepemimpinan partisipatif (participative leadership)

Pemimpin berusaha meminta dan mempergunakan saran-saran dari para bawahannya. Namun pengambilan keputusan masih tetap berada padanya. Contoh: Sebuah masalah muncul dan harus diatasi sesegera mungkin. Seorang individu ialah bawahan yang sudah bekerja cukup lama, mereka sudah menguasai dasar-dasar pekerjaannya tetapi masih mempelajari atmosfernya. Pendekatan yang sesuai ialah gaya kepemimpinan partisipatif. Dengan demikian, Anda sebagai pemimpin bisa membuat orang ini berpartisipasi dalam pemecahan masalah berdasarkan pengetahuan yang mereka miliki dan memberikan peluang bagi Anda untuk melihat seberapa baik mereka berkembang.

·   Kepemimpinan orientasi prestasi (achievement-oriented leadership)

Pemimpin menetapkan serangkaian tujuan yang menantang para bawahan untuk berprestasi. Pemimpin memberikan keyakinan pada mereka bahwa mereka mampu melaksanakan tugas dan mencapai tujuan secara baik. Contoh: pemimpin dalam suatu regu untuk mendaki gunung,. Pemimpin yang efektif yaitu di mana pemimpin memberikan arahan serta motivasi agar bawahannya atau anggotanya dapat mencapai ke puncak gunung. Pemimpin biasa memberikan reward ke pada anggotanya agar dapat mencapai tujuan bersama.

Jadi, gaya-gaya kepemimpinan ini dapat dipergunakan oleh pemimpin yang sama dalam berbagai situasi yang berbeda. Baik model Fiedler maupun teori Path-Goal memasukkan 3 variabel penting dalam kepemimpinan, yaitu: pemimpin, kelompok dan situasi.

Usaha-usaha yang dapat dilakukan pemimpin untuk mempengaruhi persepsi dan memotivasi bawahannya adalah:

·      Mengetahui dan menumbuhkan kebutuhan-kebutuhan para bawahan untuk menghasilkan sesuatu yang bisa dikontrol pemimpin

·      Memberi intensif kepada bawahan yang mampu mencapai hasil dalam bekerja

·      Membuat suatu jalan yang mudah dilewati oleh bawahan untuk menaikkan prestasi dengan cara latihan, dan pengarahan

·      Membantu para bawahan dengan menjelaskan apa yang bisa diterapkan darinya

·      Mengurangi halangan-halangan yang bisa membuat frustasi

·      Menaikkan kesempatan-kesempatan untuk pemuasan bawahan yang memungkinkan tercapainya efektivitas kerja.

Pendekatan Social Learning dalam Kepemimpinan

·      Social Learning merupakan suatu teori yang dapat memberikan suatu model yang menjamin kelangsungan, interaksi timbal balik antara pemimpin, lingkungan dan perilakunya sendiri.

·      Pendekatan Social Learning memberikan kesempatan pada pemimpin dan bawahan untuk memusyawarahkan semua perkara yang timbul.

Keduanya memiliki hubungan interaksi yang hidup dan mempunyai kesadaran untuk menemukan bagaimana cara menyempurnakan perilaku masing-masing dengan memberikan penghargaan-penghargaan yang diinginkan.

GAYA KEPEMIMPINAN

Ada 4 gaya Kepemimpinan, yaitu :

1.    Gaya Kepemimpinan Kontinum

Gaya kepemimpinan kontinum dipelopori oleh Robert Tannenbaum dan Warren Schmidt. Kedua ahli menggambarkan gagasannya bahwa ada dua bidang pengaruh yang ekstrem, pertama bidang pengaruh pimpinan, kedua bidang pengaruh kebebasan bawahan.

Tannenbaun dan Schmidt dalam Hersey dan Blanchard (1994) mengelompokkan tujuh kecenderungan perilaku kepemimpinan. Ketujuh perilaku inipun tidak mutlak melainkan akan memiliki kecenderungan perilaku kepemimpinan mengikuti suatu garis kontinum dari sisi otokratis yang berorientasi pada tugas sampai dengan sisi demokratis yang berorientasi pada hubungan. Ada 7 model keputusan kepemimpinan Kontinum antara lain :

1. Pemimpin membuat keputusan dan kemudian mengumumkan kepada bawahannya (Otoritas atasan)
2. Pemimpin menjual keputusan (dalam hal ini pemimpin terlihat banyak menggunakan otoritas yang ada padanya)
3. Pemimpin memberikan pemikiran-pemikiran atau ide-ide dan mengundang pertanyaan-pertanyaan. Dalam model ini pemimpin sudah menunjukkan kemajuan, dibatasinya penggunaan otoritasnya dan diberikan kesempatan bawahan untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan.
4. Pemimpin memberikan keputusan bersifat sementara yang kemungkinan dapat diubah (Bawahan sudah mulai banyak terlibat dalam rangka pembuatan keputusan)
5. Pemimpin memberikan persoalan, meminta saran-saran dan membuat keputusan (Model ini sudah jelas otoritas pimpinan dipergunakan sedikit mungkin)
6. Pemimpin merumuskan batas-batasnya dan meminta bawahan untuk membuat keputusan (Partisipasi Bawahan kali ini lebih besar dibandingkan 5 model di atas)
7. Pemimpin mengizinkan bawahan melakukan fungsi-fungsinya dalam batas-batas yang telah dirumuskan oleh pimpinan (model ini terletak pada titik ekstrem penggunaan otoritas pada nomor satu di atas)

2.    Gaya Kepemimpinan Manajerial Grid

Seorang  pemimpin selain harus lebih memikirkan mengenai tugas-tugas yang akan dicapainya juga dituntut untuk memiliki orientasi yang baik terhadap hubungan kerja dengan bawahannya. Artinya bahwa seorang pemimpin tidak dapat hanya memikirkan pencapaian tugas saja tanpa memperhitungkan faktor hubungan dengan bawahannya, sehingga seorang pemimpin dalam mengambil suatu sikap terhadap tugas, kebijakan-kebijakan yang harus diambil, proses dan prosedur penyelesaian tugas, maka saat itu juga pemimpin harus memperhatikan pola hubungan dengan staf atau bawahannya secara baik. Menurut Blake dan Mouton ini, kepemimpinan dapat dikelompokkan menjadi empat kecenderungan yang ekstrim dan satu kecenderungan  yang terletak di tengah-tengah keempat gaya ekstrim tersebut. Gaya kepemimpinan tersebut adalah :

Impoverished leadership, dalam kepemimpinan ini si pemimpin selalu menghindar dari segala bentuk tanggung jawab dan perhatian terhadap bawahannya.

Team leadership, pimpinan menaruh perhatian besar terhadap hasil maupun hubungan kerja, sehingga mendorong bawahan untuk berfikir dan bekerja serta terciptanya hubungan yang serasi antara pimpinan dan bawahan.

Country Club leadership, pimpinan lebih mementingkan hubungan kerja atau kepentingan bawahan, sehingga hasil/tugas kurang diperhatikan.

Task leadership, kepemimpinan ini bersifat otoriter karena sangat mementingkan tugas/hasil dan bawahan dianggap tidak penting karena sewaktu-waktu dapat  diganti.

Middle of the road, dimana si pemimpin cukup  memperhatikan dan mempertahankan serta menyeimbangkan antara moral bawahan dengan keharusan penyelesaian pekerjaan pada tingkat memuaskan, dimana hubungan antara pimpinan-bawahan seperti orang tua-anak.

·     Gris 1. Manager sedikit sekali usahanya untuk memikirkan orang-orang yang bekerja dengan dirinya, dan produksinya yang seharusnya dihasilkan oleh organisasinya. Dalam menjalankan tugas manager dalam gris ini menganggap dirinya sebagai perantara yang hanya mengkominikasikan informasi dari atasan lepada bawahan.

·      Gris 2. Manager mempunyai rasa tanggung jawab yang tinggi untuk memikirkan baik produksinya maupun orang-orang yang bekerja dengannya. Dia mencoba merencanakan semua usaha-usahanya dengan senantiasa memikirkan dedikasinya pada produksi dan nasib orang-orang yang bekerja dalam organisasinya. Manager yang termasuk gris ini dapat dikatakan sebagai “manager tim” yang riel (the real team manager). Dia mampu untuk memadukan kebutuhan-kebutuhan produksi dengan kebutuhan=kebutuhan orang-orang di organisasinya.

·      Gris 3. Mempunyai rasa tanggung jawab yang tinggi untuk selalu memikirkan orang-orang yang bekerja dalam organisasinya. Tetapi pemikirannya mengenai produksi rendah. Manager semacam ini sering dinamakan pemimpin club (the Country club management), Manajer menciptakan suasana lingkungan yang semua orang bias bekerja rilek, bersahabat, dan bahagia bekerja dalam organisasinya. Namun, tidak ada satu orang pun yang mau memikirkan tentang usaha-usaha koordinasi guna mencapai tujuan organisasi.

·      Grid 4. Manajer yang menjalankan tugas secara otokratis (autocratictask managers). Manager semacam ini hanya mau memikirkan tentang usaha peningkatan efisiensi pelaksanaan verja, hanya sedikit rasa tanggung jawabnya pada orang-orang yang bekerja dalam organisasinya

·      Gris 5. Manager berusaha mencoba menciptakan dan membina moral orang-orang yang bekerja dalam organisasi yang di pimpinnya, dan produksi dalam tingkat yang memadai, tidak mencolok. Dia tidak menciptakan target terlampau tinggi sehingga sulit dicapai, dan berbaik hati mendorong orang-orang untuk bekerja lebih baik.

3.    Tiga Dimensi dari Reddin

Mengidentifikasikan gaya-gaya kepemimpinan yang secara tidak langsung berhubungan dengan efektivitas. Ada 4 gaya efektif, yaitu:

·      Eksekutif

Gaya ini memberikan perhatian pada tugas-tugas pekerjaan dan hubungan kerja, manajer yang mempergunakan gaya ini disebut sebagai motivator yang baik. Menetapkan standar kerja yang tinggi berkehendak mengenal perbedaan di antara individu dan berkeinginan mempergunakan kerja tim dalam manajemen.

·      Pecinta Pengembangan (Developer)

Gaya ini memberikan perhatian maksimum terhadap hubungan kerja dan perhatian yang minimum terhadap tugas-tugas pekerjaan. Seorang manajer yang mempergunakan gaya ini mempunyai kepercayaan yang implisit terhadap orang orang yang bekerja dalam organisasinya dan sangat memperhatikan terhadap pengembangan mereka sebagai individu.

·      Otokratis yang baik hati (Benevolent autocrat)

Gaya ini memberikan perhatian maksimum terhadap tugas dan perhatian yang minimum pada hubungan kerja. Seorang manajer mengetahui secara tepat apa yang ia inginkan dan bagaimana memperoleh yang dia inginkan tanpa menyebabkan ketidakseganan di pihak lain.

·      Birokrat

Gaya ini memberikan perhatian yang minimum terhadap tugas dan hubungan kerja. Seorang manajer yang mempergunakan gaya ini sangat tertarik pada peraturan dan menginginkan memeliharanya, serta melakukan kontrol situasi secara teliti.

Ada 4 gaya yang tidak efektif, yaitu antara lain:

Ò Pecinta Kompromi (Compromiser)

Gaya ini memberikan perhatian besar pada tugas dan hubungan kerja dalam suatu situasi yang menekankan pada kompromi. Manajer yang membuat keputusan yang jelek banyak tekanan yang mempengaruhinya .

Ò Missionari

Gaya ini memberikan penekanan yang maksimum pada orang orang dan hubungan kerja, tetapi memberikan perhatian yang minimum terhadap tugas dengan perilaku yang tidak sesuai. Manajer hanya menilai keharmonisan sebagai suatu tujuan dalam dirinya sendiri.

Ò Otokrat 

 Gaya ini memberikan perhatian yang maksimum terhadap tugas dan minimum terhadap hubungan kerja dengan suatu perilaku tidak sesuai. Manajer seperti ini tidak mempunyai kepercayaan pada orang lain, tidak menyenangkan dan hanya tertarik pada jenis pekerjaan yang segera selesai.

Ò Lari dari Tugas (Deserter)

Gaya ini sama sekali tidak memberikan perhatian baik pada tugas maupun pada hubungan kerja. Dalam situasi tertentu gaya ini tidak begitu terpuji (pasif dan tidak mau ikut campur tangan secara aktif dan positif .

4.    Empat system Manajemen dari Likert

Empat sistem yang dikembangkan Rensis Likert:

ü Sistem 1 , Exploitive-authoritative, otokratis mempunyai sedikit kepercayaan memberi ketakutan dan hukuman hukuman , dengan diselingi pemberian penghargaan, memperhatikan pada komunikasi yang turun ke bawah dan hanya membatasi proses pengambilan keputusan di tingkat atas saja.

ü Sistem 2 , Otokratis yang baik hati (Benevolent authoritative ) mempunyai kepercayaan yang berselubung, percaya pada bawahan, memotivasi dengan hadiah–hadiah dan ketakutan berikut hukuman-hukuman, mendengarkan pendapat–pendapat dan ide dari bawahan serta adanya delegasi wewenang dalam proses keputusan.

ü Sistem 3 , Manajer konsulatif, mempunyai sedikit kepercayaan dan melakukan motivasi dengan penghargaan dan hukuman yang kebetulan, menetapkan dua pola hubungan komunikasi yakni ke atas dan ke bawah .

ü Sistem 4 , Partisipative group mengandalkan untuk mendapatkan ide–ide dan pendapat-pendapat lainnya dari bawahan dan mempunyai niatan untuk mempergunakan pendapat bawahan secara konstruktif mendorong bawahan untuk ikut bertanggung jawab membuat keputusan dan juga melaksanakan keputusan tersebut dengan tanggung jawab yang besar.

COMMUNICATION

KOMUNIKASI

Komunikasi adalah suatu proses dimana terjadi penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain dalam bentuk verbal maupun non verbal ataupun secara lisan (langsung) ataupun tidak langsung (melalui media).

Kemampuan komunikasi yang baik sangat penting untuk kesuksesan karir. Banyak orang menghabiskan hampir 70% dari waktu mereka dengan berkomunikasi seperti menulis, membaca, berbicara dan mendengarkan. Namun, lebih dari sekedar menyampaikan pesan kepada komunikan (penerima pesan), makna dari pesan tersebut juga harus dipahami.

Contoh: Jika salah satu anggota kelompok hanya bisa berbicara bahasa Jerman dan anggota yang lain tidak tahu/mengerti bahasa tersebut, pembicara yang berbicara bahasa Jerman tidak akan sepenuhnya dipahami & diperhatikan. Oleh karena itu, komunikasi harus mencakup penyampaian informasi dan pemahaman makna dari pesan tersebut.

FUNGSI KOMUNIKASI

Komunikasi yang sempurna terjadi apabila si pengirim pesan menyampaikan pesan kepada penerima pesan sama persis dengan apa yang dia pikirkan. Fungsi komunikasi yang utama dalam suatu kelompok atau organisasi ada 4 yaitu: kontrol, motivasi, ekspresi  emosional dan informasi.

Komunikasi dalam pandangan fungsi kontrol adalah sebagai cara untuk mengetahui apakah orang lain tetap sesuai pada jalur yang ditetapkan oleh kita atau tidak dan juga mengetahui bagaimana keadaan orang lain sehingga kita bisa membantu memutuskan sesuatu yang sesuai dengan keadaan orang tersebut.

Fungsi komunikasi juga sebagai alat untuk memberikan motivasi kepada orang lain. Fungsi motivasi dan kontrol pada komunikasi  hampir sama tujuannya, yaitu untuk memastikan apakah orang lain tetap pada jalur yang kita inginkan atau tidak, tetapi kalau fungsi kontrol lebih memaksa atau force (memberikan konsekuensi nyata jika dilanggar). Fungsi motivasi lebih kepada cara-cara yang sifatnya soft (lembut) namun biasanya langsung menyentuh kepada nuraninya.

Komunikasi juga merupakan sarana penyalur ekspresi emosional seseorang dan hal itu merupakan kebutuhan sosial setiap orang. Kita bisa menyampaikan emosi yang kita rasakan melalui komunikasi. Biasanya kita butuh seseorang utnuk mendengar  dan mau berbagi beban emosi kita, namun tak jarang kita mengharapkan nasehat dan tanggapan lisan dari orang lain.

Fungsi akhir dari komunikasi juga untuk memfasilitasi proses pengambilan keputusan. Proses komunikasi memberikan informasi dari setiap indivdu dan kelompok yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan. Jadi, komunikasi merupakan sebuah proses yang bertujuan untuk memberikan informasi dari sumber kepada penerima yang pada akhirnya melahirkan feedback (umpan balik).

PROSES KOMUNIKASI

Contoh model komunikasi yang sederhana digambarkan dibawah ini: 

Pengirim—>Berita—>Penerima

Jika salah satu elemen komunikasi tidak ada maka komunikasi tidak akan berjalan. Ada komponen-komponen dalam komunikasi antara lain:

· Pengirim (Sender) adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan atau informasi serta mempunyai kepentingan mengkomunikasikan kepada orang lain.

• Pengkodean (Encoding) terjadi saat pengirim mengkodekan informasi yang akan disampaikan ke dalam simbol atau isyarat.

• Pesan (Message) terdapat dalam segala bentuk, biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima.

• Saluran (Chanel) adalah cara mentransmisikan pesan, misal kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan.

• Penerima (Receiver) adalah orang yang menafsirkan pesan penerima, jika pesan tidak disampaikan kepada penerima maka komunikasi tidak akan terjadi.

• Penafsiran kode (Decoding) adalah proses dimana penerima menafsirkan pesan dan menterjemahkan menjadi informasi yang berarti baginya. Jika semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh penerima, maka semakin efektif komunikasi yang terjadi.

Beberapa bagian yang ada dalam proses komunikasi juga yaitu:

• Gangguan (Noise) dapat berupa faktor-faktor fisik atau psikologis yang dapat mengganggu kelancaran proses komunikasi.

• Umpan balik (Feedback) adalah tanggapan dari penerima terhadap pengirim pesan dimana penerima memberikan respon terhadap pesan yang diberikan.

ARAH PROSES KOMUNIKASI

Downward Communication

ü  Komunikasi yang mengalir dari satu tingkat suatu kelompok atau organisasi ke tingkat yang lebih rendah.

ü  Para pemimpin dan manajer menggunakannya untuk menetapkan tujuan, petunjuk kerja, penjelasan kebijakan dan prosedur, menunjukan masalah yang memerlukan perhatian dan menawarkan umpan balik tentang kinerja.

ü  Penelitian menunjukan bahwa komunikasi manajerial harus diulang beberapa kali dan melalui berbagai media yang berbeda untuk menjadi benar benar efektif.

ü  Masalah lain dalam Downward Communication adalah manajer memberitahu karyawan tapi jarang meminta nasihat atau pendapat mereka.

ü  Komunikasi yang baik adalah menjelaskan alasan-alasan di balik Downward Communication tetapi juga meminta komunikasi dari karyawan juga.

Upward Communication

ü  Komunikasi mengalir ke tingkat yang lebih tinggi dalam kelompok atau organisasi itu digunakan untuk memberikan umpan balik kepada atasan, menginformasikan mereka kemajuan menuju tujuan dan masalah saat ini.

ü  Upward Communication membuat manajer untuk memperhatikan bagaimana karyawan mengetahui tentang pekerjaan mereka, rekan kerja, dan organisasi pada umumnya.

ü  Manajer juga mengandalkan Upward Communication untuk ide-ide mengenai kondisi untuk dapat ditingkatkan.

ü  Upward Communication semakin sulit karena membuat manajer menjadi tidak bisa mengontrol dan mudah terganggu :

§  Mencoba untuk mengurangi gangguan.

(bertemu di ruang konferensi jika Anda bisa, daripada kantor bos atau bilik)

§  Berkomunikasi dalam headline bukan paragraph.

(tujuan Anda adalah untuk mendapatkan perhatian bos Anda, tidak terlibat dalam berkelok-kelok diskusi)

§  Mendukung headline dengan item untuk ditindaklajuti.

(apa yang anda percayai seharusnya terjadi)

§  Mempersiapkan sebuah agenda untuk memastikan bahwa anda memperhatikan setiap instruksi dengan baik.

Lateral Communication

ü  Komunikasi yang terjadi diantara anggota kelompok kerja yang sama, anggota kelompok kerja pada tingkat yang sama, manajer pada tingkat yang sama, atau lainnya horizontal

ü  Mengapa Lateral Communication dibutuhkan jika grup atau sebuah organisasi vertical communication menjadi efektif?

§  Lateral Communication menghemat waktu dan memudahkan koordinasi

ü  Beberapa hubungan lateral resmi sanksi, lebih sering terkadang mereka secara informal diciptakan untuk sirkuit pendek hierarki vertical dan mempercepat tindakan.

ü  Struktur vertikal yang formal dapat membuat komunikasi menjadi tidak efisien.

ü  Lateral Communication yang terjadi dengan pengetahuan dari manajem;n dan dukungan yang bermanfaat. Tetapi juga menjadi dysfunctional conflicts ketika:

§  Saluran vertical formal dilanggar.

§  Anggota atau seluruh atasan mereka pergi untuk menyelesaikan sesuatu.

§  Bos menemukan tindakan yang telah diambil atau keputusan yang di buat tanpa sepengetahuan mereka.

KOMUNIKASI PERSEORANGAN

Oral Communication

ü  Sarana untuk penyampaian pesan, seperti pidato resmi pada suatu kelompok diskusi, rumor diskusi atau lainnya merukan bentuk popular dari Oral Communication.

ü  Keuntungan dari Oral Communication adalah kecepatan dan umpan balik.

ü  Kita dapat menyampaikan pesan verbal dan menerima respon dalam waktu yang singkat, jika penerima tidak yakin dengan pesan tersebut umpan balik yang cepat dapat memungkinkan pengirim untuk dengan cepat mendeteksi dan memperbaikinya.

ü  Kelemahan utama dalam Oral Communication adalah setiap kali pesan yang dikirim harus melewati sejumlah orang.

ü  Dalam sebuah organisasi dimana sebuah keputusan dam komunikasi lain secara lisan melewati atas dan ke bawah hierarki kewenangan, kesempatan besar muncul pesan menjadi terdistorsi.  

Written Communication

ü  Komunikasi tertulis meliputi memo, surat-surat, transmisi fax, email, pesan singkat, organizational periodical, pemberitahuan yang ditempatkan di papan buletin (termasuk yang elektronik) dan perangkat lain yang mentransmisikan via tertulis dengan kata kata atau symbol.

ü  Mengapa pengirim akan memilih Written Communication? Ini sering nyata dan dapat diverifikasi. Baik pengirim dan penerima memiliki catatan dari komunikasi tersebut dan pesan dapat disimpan untuk waktu yang tidak terbatas.

ü  Jika terbatas ada pertanyaan tentang isinya, pesan secara fisik tersedia untuk referensi nanti. Fitur ini sangat penting untuk komunikasi yang kompleks dan panjang.

ü  Manfaat akhir dari semua Written Communication berasal dari proses itu sendiri. biasanya dipaksa untuk berpikir lebih menyeluruh tentang apa yang mereka ingin sampaikan dalam pesan tertulis daripada dalam satu pembicaraan. Dengan demikian, komunikasi tertulis lebih mungkin dipikirkan dengan baik, logis, dan jelas.

ü  Written Communication memiliki kelemahan. Kerugian utama lainnya adalah kurangnya dibangun dalam mekanisme umpan balik. Tapi email memo atau mengirim pesan instan tidak memberikan jaminan telah diterima atau bahwa penerima akan menafsirkannya sebagai pengirim dimaksudkan.

Nonverbal Communication

ü  Nonverbal Communication meliputi gerakan tubuh, intonasi atau penekanan yang kita berikan kepada kata kata, ekspresi wajah, dan jarak fisik antara pengirim dan penerima.

ü  Dua hal yang paling penting yang melekat pada bahasa tubuh adalah

a.      Sejauh mana kita menyukai hal hal yang lain dan yang menarik.

b.      Status yang dirasakan pengirim dan penerima.

ü  Posisi tubuh atau gerakan dapat mengkomunikasikan sesuatu melalui emosi yang ada dibalik pesan tetapi ketika dihubungkan dengan bahasa lisan memberikan makna yang lebih lengkap kepada pengirim pesan.

ü  Ekspresi wajah juga dapat menyampaikan makna, seperti wajah yang menggeram menyampaikan sesuatu yang berbeda dari sebuah senyuman. Ekspresi wajah bersama dengan intonasi dapat menunjukan arogansi, agresivitas, rasa takut, rasa malu, dan karakteristik lainnya.

ü  Jarak fisik juga dapat menyampaikan makna, maksudnya apa yang dianggap jarak yang tepat oleh setiap orang tergantung pada norma norma budaya mereka masing masing.

ü  Kita sangat penting untuk berhati hati terhadap aspek aspek Nonverbal Communication dan mencari isyarat nonverbal serta arti harafiah dari kata kata si pengirim pesan serta harus menyadari kontradiksi diantara pesan tersebut.

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Formal Small-group Networks

Jaringan komunikasi menunjukkan aliran informasi dalam organisasi. Terdiri dari 3 bentuk :

1. Jaringan komunikasi roda (wheel network): informasi mengalir dari dan ke satu anggota sentral. Ada seorang pemimpin yang menjadi focus perhatian. Ia dapat berhubungan dengan seluruh anggota kelompok, tetapi setiap anggota kelompok hanya dapat berhubungan dengan pemimpinnya. Jadi, pemimpin sebagai komunikator dan anggota kelompok sebagai komunikan yang dapat melakukan feedback pada pemimpinnya namun tidak dapat berinteraksi dengan sesama anggota kelompoknya karena yang menjadi fokus hanya pemimpin tersebut. Contohnya, pada kuis tanya jawab di kelas, guru sebagai pemimpin dan fokus perhatian dapat berhubungan dengan seluruh anggota kelas sedangkan murid di kelas tidak dapat berkomunikasi dengan sesama murid, mereka hanya dapat berkomunikasi dengan gurunya.
2. Jaringan komunikasi rantai (chain wheel): anggota berkomunikasi dengan orang di sebelahnya secara berurutan. Aatu anggota hanya dapat berkomunikasi dengan satu anggota lain lalu anggota lain tersebut dapat menyampaikan pesan tersebut pada anggota lainnya lagi begitu seterusnya. Sebagai contoh, si A dapat berkomunikasi dengan B, B dengan C, C dengan D, dan begitu seterusnya. Bentuk komunikasi ini bisa dilakukan oleh agen terselubung untuk menyampikan pesan melalui satu orang pada orang selanjutnya dan orang selanjutnya itu menyampaikan pesan pada agen lainnya lagi.
3. Jaringan komunikasi semua saluran (all channel network): komunikasi dalam tim, komunikasi tingkat tinggi antar anggota organisasi. Setiap anggota dapat berkomunikasi dan melakukan timbal balik dengan semua anggota kelompok yang lain. Misalnya dalam rapat organisasi, setiap anggota dapat menyampaikan pendapat dan bertukar pikiran.

Grapevine

The grapevine atau bisa diartikan dalam bahasa Indonesia 'Komunikasi Selentingan', istilah ini sering digunakan bergantian dengan istilah komunikasi informal. Berawal pada tahun 1860-an saat Perang Saudara Amerika, digunakan sebagai istilah penggambaran garis telegraf yang digantung di antara pepohonan seperti anggur. The grapevine/komunikasi informal dianggap tidak terlalu efektif karena sistem telegraf bukan sumber komunikasi terpercaya pada saat itu. Hampir satu abad kemudian, diketahui bahwa jalur komunikasi informal/the grapevine tidak menyerupai sekelompok anggur.

Faktanya, komunikasi selentingan atau the grapevine terjadi ketika komunikasi formal tidak cukup. Hasil penelitian telah menyimpulkan bahwa komunikasi informal sangat baik terjadi saat tidak mencukupinya informasi yang dapat ditularkan melalui komunikasi formal. Beberapa teori organisasi mengakui bahwa the grapevine atau komunikasi informal dibutuhkan dalam kehidupan berorganisasi.

Metode the grapevine bekerja pada satu orang. Biasanya disebarluaskan melalui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke orang yang lainnya dalam suatu organisasi. Orang pertama mengirim pesan ke orang kedua dan orang ketiga. Kemudian, orang kedua memberitahu orang keempat dan orang kelima. Dan orang ketiga mengatakan pada orang keenam. Tidak semua peserta dalam the grapevine mengirim pesan. Beberapa hanya menerima. Informasi dalam the grapevine dikenal sebagai rumor/gosip. Penggunaan the grapevine seperti ini biasanya umum antara manajer dengan karyawan subdivisi.

Dilihat dari keadaan, jenis rumor diklasifikasikan menjadi dua kelompok, spontan dan terencana. Rumor spontan tersebar ketika orang-orang dalam keadaan stres atau saat berada di lingkungan yang tidak dapat dipercaya. Rumor terencana menyebar dalam lingkungan yang sangat kompetitif.

Dilihat dari informasinya, rumor terdiri dari rantai gosip dan rantai tandan. Rantai gosip terbentuk saat satu orang menyebarkan pesan ke orang banyak. Tiap orang ini, selanjutnya, merahasiakan informasi tersebut atau menyampaikan ke orang lain lagi. Rantai gosip cenderung melibatkan informasi pribadi. Tipe rumor lain yang umum adalah rantai tandan, dimana satu orang menyebarkan informasi kepada sejumlah kecil individu terpilih. Beberapa dari penerima informasi selanjutnya menyebarkan informasi kepada sejumlah kecil individu lain berikutnya; sisanya menyimpan informasi untuk diri sendiri. 

 

Semakin banyak riset menemukan bahwa kandungan informasi dari rumor cukup akurat, khususnya bila informasi itu didasarkan fakta bukan spekulasi. Sebuah studi baru-baru ini menemukan rumor memiliki keakuratan 75% sampai 95%. Hampir 75% dari semua organisasi, praktik, kebijakan, dan prosedur yang dikomunikasiakan dengan cara the grapvine. Frekuensi komunikasi informal semakin meningkat dalam banyak organisasi, dikarenakan dua alasan dasar. Pertama, peningkatan aktivitas merger, akuisi, dan pengambilalihan. Karena aktivitas ini bisa sangat mempengaruhi anggota organisasi, mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk membicarakannya. Kedua, seiring makin banyaknya korporasi yang memindahkan fasilitas dari pusat ke daerah pinggiran, karyawan cenderung berbicara sedikit dengan orang - orang dari luar organisasi, dan semakin sering berbicara dengan satu sama lain. 

Jadi agar komunikasi informal bisa bermanfaat maka seorang pemimpin harus bisa memakai jalur ini untuk memperlancar berjalannya komunikasi formal perusahaan. Komunikasi informal ini jangan sampai mengakibatkan timbulnya desas-desus yang meresahkan karyawan.

Beberapa saran untuk meminimalkan konsekuensi negatif dari rumor:

a.      Mengumumkan daftar waktu untuk membuat keputusan-keputusan penting

b.      Menjelaskan berbagai keputusan dan perilaku yang tampak tidak konsisten atau bersifat rahasia

c.    Menekankan aspek negatif, begitu juga aspek positif, dari keputusan-keputusan dan rencana masa depan terbaru

d.      Secara terbuka, mendiskusikan kemungkinan-kemungkinan terburuk – hal ini tidak akan memprovokasi kekhawatiran seperti halnya khayalan yang tak terucapkan

Upaya menghilangkan rumor tidak akan berhasil, tetapi manajer bisa mengendalikan rumor untuk tingkat tertentu. Dengan menciptakan jalur-jalur komunikasi terbuka dan merespon informasi tidak akurat secara tegas manajer bisa meminisasi kerusakan yang bisa ditimbulkan rumor. Rumor bisa menjadi aset. Dengan mengenali individu kunci dari rantai rumor, manajemen dapat mengendalikan informasi yang mereka terima dan menggunakan rumor untuk mengetahui reaksi karyawan terhadap ide baru seperti perubahan kebijakan personalia. Manager juga bisa mendapatkan informasi bernilai dari rumor untuk memperbaiki proses pembuatan keputusan.

Inovasi Teknologi komunikasi

1.      E-mail : menggunakan internet sebagai media untuk mengirim pesan dan dokumen.

Kita dapat menulis, mengedit, menyimpan file, dan mengirim pesan ke berbagai alamat dengan mudah dan biaya yang sangat minim, dibandingkan dengan mencetak, menduplikasi dokumen dan mengirimkan dokumen tersebut secara manual. Resiko:

a.      Salah mentafsir pesan

b.      Time consuming nature. Saran agar terhindar dari resiko ini:

-          Jangan mengecek e-mail di pagi hari

-          Check e-mail 2x sehari

-          Unsubscribe. Stop berita yang kamu tidak begitu butuhkan

-          Kurangi mengirim e-mail

-          Menghapus semua e-mail dan memulai dari awal

c.       Tidak mampu melihat emosi dari orang yang mengirim pesan

d.      Kerahasiaan tidak terjamin

2.  Instant Messaging and Text Messaging : menggunakan media elektronik sama seperti e-mail. Perbedaannya IM langung terjadi diwaktu yang nyata, dan TM menggunakan alat komunikasi portable.

IM > Contoh media Instant Messaging yaitu seperti Yahoo Messenger , Google, Skype, Live Messenger dan masih banyak lagi.

TM > mengirimkan pesan menggunakan HP

3.     Social Networking : kegiatan menjalin hubungan dengan orang lain melalui social media sites / situs jejaring sosial yang ada di internet. Bisa diakses di mana saja, kapan saja dan oleh siapa saja. situs sosial menggunakan akun e-mail untuk log in sebagai pengguna.

Contoh : Facebook, LinkedIN

4.   Blog: merupakan singkatan dari web log adalah bentuk aplikasi web yang menyerupai tulisan-tulisan (yang dimuat sebagai posting) pada sebuah halaman web umum. Tulisan-tulisan ini seringkali dimuat dalam urut terbalik (isi terbaru dahulu baru kemudian diikuti isi yang lebih lama), meskipun tidak selamanya demikian. Situs web seperti ini biasanya dapat diakses oleh semua pengguna Internet sesuai dengan topik dan tujuan dari si pengguna blog tersebut.  Organisasi dan perusahaan hampir selalu menggunakan blog untuk menampilkan profil lengkap perusahaannya. Twitter adalah salah satu situs sosial dimana pengguna dapat  memasukkan micro-blog

5.  Video conferencing: memudahkan karyawan meeting dengan siapapun yang berada di tempat berbeda dengan video tatap muka dan suara yang dapat langsung didengar. Yang harus diperhatikan adalah menstimulasi pertanyaan yang melibatkan seluruh partisipan, sehingga menghindari peserta yang tersambung tetapi tidak memperhatikan diskusi

Mengatur Informasi

Penelitian mengungkapkan 43% waktu karyawan dihabiskan untuk membalas e-mail tidak penting dan tidak crusial, dan menjelajah internet. Sedangkan 25% dihabiskan untuk membalas e-mail penting.

Maka dari itu, sebuah perusahaan melakukan eksperimen selama 8 bulan untuk kembali meningkatkan produktivitas karyawan.

Caranya :

1 grup karyawan diharuskan untuk mengurangi jam pemakaian gadget di perusahaan dan dikehidupan sehari – hari selama 4 jam dihari selasa, sedangkan kelompok lain menggunakan gadget seperti rutinitas sebelumnya. Ternyata, grup pertama mengalami peningkatan produktivitas dan sebanyak 75% anggotanya menyarankan agar metode ini di jalankan bersama di perusahaannya.

•      Berurusan dengan informasi yang berlebihan :

            sangat dianjurkan untuk mengurangi frekuensi penggunakan teknologi komunikasi

•      Ancaman keamanan informasi :

Keamanan informasi dapat terganggu oleh virus dan hacker. Suatu organisasi dapat meredakan kekhawatiran karyawan dengan melibatkan mereka dalam pembuatan kebijakan keamanan informasi dan memberi mereka kontrol atas bagaimana informasi pribadi mereka digunakan

PILIHAN SALURAN KOMUNIKASI

Saluran berbeda dalam kapasitas mereka untuk menyampaikan berbagai  informasi yang mereka dapat:

1. Menangani beberapa isyarat secara bersamaan

2. Memfasilitasi umpan balik yang cepat

3. Menjadi sangat pribadi

Percakapan langsung memiliki skor tertinggi dalam saluran karena mengirimkan informasi terbesar per episode komunikasi—beberapa isyarat informasi (kata-kata, postur, ekspresi wajah, gerak tubuh, intonasi), umpan balik langsung (baik verbal dan nonverbal), dan sentuhan pribadi menjadi ada. Media tertulis impersonal seperti laporan formal dan buletin dilaporkan memiliki skor terendah dalam saluran komunikasi.

Pesan rutin cenderung lurus ke depan dan memiliki ambiguitas yang minim; saluran komunikasi terendah dapat membawa mereka secara efisien. Komunikasi non rutin cenderung rumit dan memiliki potensi untuk terjadi salah pengertian.

Aturan berikut dapat membantu untuk mengurangi salah tafsir ketika berkomunikasi dengan orang-orang dari budaya yang berbeda:

1. Asumsikan perbedaan sampai kesamaan terbukti

2. Tekankan deskripsi bukan interpretasi atau evaluasi

3. Praktek emphaty

4. Perlakukan interpretasi Anda sebagai hipotesis kerja

Pemrosesan otomatis membutuhkan sedikit waktu dan usaha yang rendah, sehingga masuk akal untuk menggunakannya untuk memproses pesan persuasif yang terkait dengan topik Anda tidak peduli seberapa banyak topiknya. Kerugiannya adalah bahwa hal itu memungkinkan kita mudah tertipu oleh berbagai trik, seperti jingle lucu atau foto glamor.

Pengolahan terkendali adalah suatu pertimbangan rinci bukti dan informasi mengandalkan fakta, angka, dan logika. Pengolahan terkendali membutuhkan usaha dan energi, tapi lebih sulit untuk menipu seseorang yang telah meluangkan waktu dan usaha untuk terlibat di dalamnya. Ada beberapa aturan praktis untuk menentukan jenis pengolahan apa yang akan digunakan penonton :

1. Tingkat bunga. Tingkat bunga mencerminkan keputusan yang akan berdampak pada kehidupan Anda. Ketika orang-orang yang sangat tertarik dengan hasil keputusan, mereka lebih cenderung untuk memproses informasi dengan hati-hati.

2. Sebelum pengetahuan. Orang-orang yang sangat baik dalam menerima informasi tentang suatu subyek juga lebih mungkin untuk menggunakan strategi pengolahan terkendali. Mereka telah memikirkan berbagai argumen untuk atau terhadap resiko suatu aksi tertentu, dan karena itu mereka tidak akan mudah mengubah posisi mereka kecuali sangat baik, alasan bijaksana disediakan.

3. Kepribadian. Membutuhkan kognisi yang tinggi adalah sifat kepribadian individu yang paling mungkin untuk diyakinkan oleh bukti dan fakta-fakta. Mereka yang membutuhkan kognisi lebih rendah cenderung untuk menggunakan strategi pengolahan otomatis, mengandalkan intuisi dan emosi untuk memandu evaluasi pesan persuasive mereka.

4. Karakteristik Pesan. Pesan disediakan melalui saluran komunikasi yang relatif ramping, dengan sedikit kesempatan bagi pengguna untuk berinteraksi dengan isi pesan, cenderung mendorong pemrosesan otomatis. Sebaliknya, pesan yang diberikan melalui saluran komunikasi yang lebih kaya, seperti artikel majalah lama, cenderung mendorong proses yang lebih deliberatif.

Implikasi yang paling penting yang kemungkinan akan digunakan dari semua penelitian ini adalah untuk mencocokkan pesan persuasif Anda dengan jenis pengolahan audiens Anda. Di sisi lain, ketika penonton tertarik pada topik, ketika mereka kebutuhan kognisi tingkat tinggi, atau ketika informasi ditransmisikan melalui saluran yang kaya, maka itu adalah ide yang lebih baik untuk fokus pada argumen rasional dan bukti-bukti untuk membuat kasus Anda.

HALANGAN TERHADAP KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Beberapa halangan dapat memperlambat dan mengubah komunikasi menjadi tidak efektif, diantaranya yaitu:

1. Penyaringan

Dalam proses menyaring informasi ini, pengirim pesan dengan sengaja menyaring dan menyeleksi informasi sehingga penerima hanya menerima pesan yang baik dan bagus saja. Sebagai contoh: Seorang manajer yang melaporkan informasi kepada bosnya berupa informasi yang baik-baik saja merupakan bentuk penyaringan informasi, karena tidak semua informasi yang disampaikan.

2. Persepsi Penyeleksian

Persepsi penyeleksian menyebabkan seseorang melakukan komunikasi berdasarkan apa yang menjadi kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang dan karakteristik pribadi orang tersebut. Sebagai contoh: seorang pewawancara yang mengharapkan karyawan wanita untuk melamar akan lebih cenderung positif dan antusias saat ada pelamar kerja wanita dibandingkan pelamar kerja pria.

3. Kelebihan Informasi

Setiap individu punya kapasitas terbatas untuk memproses data. Ketika informasi yang diterima melebih kapasitas kita dalam menerima, maka terjadilah kelebihan informasi. Sebagai contoh: seorang karyawan yang menerima informasi terlalu banyak dari bosnya akan menyebabkan karyawan tersebut menjadi stress dan terbeban dengan banyak informasi yang diperoleh, sehingga menghambat feedback dari karyawan tersebut.

4. Emosi

Seseorang dapat menterjemahkan pesan yang sama dengan berbeda saat pesan tersebut disampaikan dalam kondisi marah dan kondisi bahagia. Sebagai contoh: seorang anak yang dinasehati orang tuanya dengan kasih sayang dan penuh canda akan memiliki respon yang berbeda dengan anak yang dinasehati orang tuanya dengan penuh amarah dan bentakan.

5. Bahasa

Kata-kata yang sama bisa memiliki arti yang berbeda dalam bahasa yang berbeda. Bahkan dalam bahasa yang sama pun, setiap orang bisa memiliki pengertian yang berbeda satu sama lain. Usia dan konteks kejadian menjadi 2 faktor yang berpengaruh besar terhadap perbedaan tersebut. Contoh: dalam bahasa Medan, tulang berarti paman, sedangkan dalam bahasa Indonesia tulang artinya tulang.

6. Hening/Bungkam

Mudah bagi seseorang untuk memilih diam dan tidak berkomunikasi, karena adanya alasan kurangnya informasi yang diterima. Diam/bungkam dan menyembunyikan informasi merupakan hal yang umum dan juga merupakan masalah. Penelitian menunjukkan setiap karyawan setidaknya akan bungkam/diam mengenai suatu urusan/persoalan yang signifikan. Hal ini menyebabkan adanya halangan bagi manajer untuk berkomunikasi dan mengetahui mengenai informasi tentang masalah apa yang terjadi, baik secara operasonal maupun faktor psikologi orang tersebut.

7. Ketakutan/Kekhawatiran dalam Komunikasi

Banyak orang yang memiliki ketakutan/kekhawatiran dalam proses komunikasi langsung. Sebagian besar orang mengalami kesulitan saat berkomunikasi tatap muka secara langsung, sehingga banyak orang yang mengandalkan media/sarana untuk berkomunikasi seperti catatan atau telpon. Hal ini menjadi halangan dalam proses komunikasi yang efektif karena adanya faktor eksternal yang dapat menyebabkan tidak tersampaikannya pesan. 

8. Berbohong/Menipu

Halangan komunikasi yang efektif terakhir ialah berbohong. Saat seseorang berbohong maka pesan yang sesungguhnya tidak tersampaikan dengan baik sehingga antara penerima maupun pengirim pesan tidak memiliki informasi yang sama. Mengenai berbohong dalam proses komunikasi merupakan hal yang berbahaya karena tidak semua orang dapat mendeteksi apakah pesan yang disampaikan merupakan informasi yang benar atau kebohongan.

IMPLIKASI GLOBAL

Faktor perbedaan budaya menciptakan potensi adanya masalah dalam komunikasi. Beberapa dampak implikasi global dalam proses komunikasi:

Hambatan Budaya

Ada beberapa masalah  yang berkaitan dengan kesulitan bahasa dalam komunikasi lintas budaya. Pertama adalah hambatan yang disebabkan oleh semantik (makna dari kata). Kata-kata memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda, terutama orang-orang dari budaya nasional yang berbeda. Kedua adalah hambatan yang disebabkan oleh konotasi kata. Kata-kata menyiratkan hal yang berbeda dalam bahasa yang berbeda. Ketiga adalah hambatan yang disebabkan oleh nada yang berbeda. Dalam beberapa budaya, bahasa sangat formal dalam berkomunikasi, tetapi dalam budaya yang lain ada beberapa nada yang dapat merubah konteks bahasa yang kita ucapkan. Keempat adalah perbedaan yang berada dalam toleransi konflik dan metode untuk menyelesaikan konflik. Konflik langsung akan membuat sumber perbedaan pendapat mereka terang-terangan. 

Konteks Budaya

Budaya cenderung berbeda dalam mempengaruhi makna individu dan proses komunikasi.
Dalam high-context cultures (Asia), orang sangat bergantung pada gaya non-verbal dan isyarat halus dalam berkomunikasi.

Dalam low-context cultures (Eropa dan Amerika Selatan) umumnya bergantung pada berbicara dan menulis untuk menyampaikan makna.