ORGANIZATIONAL CHANGE and MANAGEMENT STRESS

PERUBAHAN ORGANISASI DAN MANAJEMEN STRES

Dalam menghadapi lingkungan pekerjaan yang semakin dinamis dan terus berubah, maka organisasi dituntut untuk dapat menyesuaikan diri. Jika tidak maka bersiaplah organisasi tersebut untuk mati. Hal ini adalah konsekuensi hidup pada saat ini yang termasuk pada zaman ketidaksinambungan, persaingan antar organisasi selalu berubah. Ekonomi global memunculkan banyak pesaing yang datang dari berbagai tempat. Organisasi yang berhasil adalah organisasi yang dapat berubah untuk menghadapi persaingan, mereka akan tangkas, mampu secara cepat mengembangkan inovasi-inovasi baru dan siap menghadapi persaingan baru. Akan tetapi perubahan dilakukan melalui berbagai pemikiran terlebih dahulu.

Perubahan memiliki arti membuat sesuatu menjadi lain. Melakukan perubahan haruslah dengan rencana yang matang, perubahan terencana disini maksudnya adalah kegiatan perubahan yang sengaja dan berorientasi pada tujuan. Adapun beberapa tujuan perubahan adalah :

1.   Perubahan mengupayakan perbaikan kemampuan organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan lingkungan.

2.   Perubahan mengupayakan perilaku karyawan.

Masalah Dalam Perubahan

Banyak masalah yang bisa terjadi ketika perubahan akan dilakukan. Masalah yang paling sering dan menonjol adalah “penolakan atas perubahan itu sendiri”. Istilah yang sangat populer dalam manajemen adalah resistensi perubahan. Penolakan atas perubahan tidak selalu negatif karena justru karena adanya penolakan tersebut maka perubahan tidak bisa dilakukan secara sembarangan.

Penolakan atas perubahan tidak selalu muncul dipermukaan dalam bentuk yang standar. Penolakan bisa jelas kelihatan (eksplisit) dan segera, misalnya mengajukan protes, mengancam mogok, demonstrasi, dan sejenisnya; atau bisa juga tersirat (implisit), dan lambat laun, misalnya loyalitas pada organisasi berkurang, motivasi kerja menurun, kesalahan kerja meningkat, tingkat absensi meningkat, dan lain sebagainya.

Sumber penolakan atas perubahan terbagi menjadi penolakan yang dilakukan oleh individual dan yang dilakukan oleh kelompok atau organisasional.

1. RESISTENSI INDIVIDUAL
Karena persoalan kepribadian, persepsi, dan kebutuhan, maka individu punya potensi sebagai sumber penolakan atas perubahan.

a.    KEBIASAAN

Kebiasaan merupakan pola tingkah laku yang kita tampilkan secara berulang-ulang sepanjang hidup kita. Kita lakukan itu, karena kita merasa nyaman, menyenangkan. Bangun pukul 5 pagi, ke kantor pukul 7, bekerja, dan pulang pukul 4 sore. Istirahat, nonton TV, dan tidur pukul 10 malam. Begitu terus kita lakukan sehingga terbentuk satu pola kehidupan sehari-hari. Jika perubahan berpengaruh besar terhadap pola kehidupan tadi maka muncul mekanisme diri, yaitu penolakan.

b.   RASA AMAN
Jika kondisi sekarang sudah memberikan rasa aman, dan kita memiliki kebutuhan akan rasa aman relatif tinggi, maka potensi menolak perubahan pun besar. Mengubah cara kerja padat karya ke padat modal memunculkan rasa tidak aman bagi para pegawai.

c.    FAKTOR EKONOMI
Faktor lain sebagai sumber penolakan atas perubahan adalah soal menurunnya pendapatan. Pegawai menolak konsep 5 hari kerja karena akan kehilangan upah lembur.

d.   TAKUT AKAN SESUATU YANG TIDAK DIKETAHUI
Sebagian besar perubahan tidak mudah diprediksi hasilnya. Oleh karena itu muncul ketidak pastian dan keraguraguan. Kalau kondisi sekarang sudah pasti dan kondisi nanti setelah perubahan belum pasti, maka orang akan cenderung memilih kondisi sekarang dan menolak perubahan.

e.   PERSEPSI

Persepsi cara pandang individu terhadap dunia sekitarnya. Cara pandang ini mempengaruhi sikap. Pada awalnya program keluarga berencana banyak ditolak oleh masyarakat, karena banyak yang memandang program ini bertentangan dengan ajaran agama, sehingga menimbulkan sikap negatif.

2. RESISTENSI ORGANISASIONAL

Organisasi, pada hakekatnya memang konservatif. Secara aktif mereka menolak perubahan. Misalnya saja, organisasi pendidikan yang mengenalkan doktrin keterbukaan dalam menghadapi tantangan ternyata merupakan lembaga yang paling sulit berubah. Sistem pendidikan yang sekarang berjalan di sekolah-sekolah hampir dipastikan relatif sama dengan apa yang terjadi dua puluh lima tahun yang lalu, atau bahkan lebih. Terdapat enam sumber penolakan atas perubahan.

a.   INERSIA STRUKTURAL
Artinya penolakan yang terstrukur. Organisasi, lengkap dengan tujuan, struktur, aturan main, uraian tugas, disiplin, dan lain sebagainya menghasilkan stabilitas. Jika perubahan dilakukan, maka besar kemungkinan stabilitas terganggu.

b.   FOKUS PERUBAHAN BERDAMPAK LUAS
Perubahan dalam organisasi tidak mungkin terjadi hanya difokuskan pada satu bagian saja karena organisasi merupakan suatu sistem. Jika satu bagian diubah maka bagian lain pun terpengaruh olehnya. Jika manajemen mengubah proses kerja dengan teknologi baru tanpa mengubah struktur organisasinya, maka perubahan sulit berjalan lancar.

c.    INERSIA KELOMPOK KERJA
Meskipun individu mau mengubah perilakunya, norma kelompok punya potensi untuk menghalanginya. Sebagai anggota serikat pekerja, walau sebagai pribadi kita setuju atas suatu perubahan, namun jika perubahan itu tidak sesuai dengan norma serikat kerja, maka dukungan individual menjadi lemah.

d.   ANCAMAN TERHADAP KEAHLIAN
Perubahan dalam pola organisasional bisa mengancam keakhlian kelompok kerja tertentu. Misalnya, penggunaan komputer untuk merancang suatu desain, mengancam kedudukan para juru gambar.

e.   ANCAMAN TERHADAP HUBUNGAN KEKUASAAN YANG TELAH MAPAN.
Mengintroduksi sistem pengambilan keputusan partisipatif seringkali bisa dipandang sebagai ancaman kewenangan para penyelia dan manajer tingkat menengah.

f.    ANCAMAN TERHADAP ALOKASI SUMBER DAYA
Kelompok-kelompok dalam organisasi yang mengendalikan sumber daya dengan jumlah relatif besar sering melihat perubahan organisasi sebagai ancaman bagi mereka. Apakah perubahan akan mengurangi anggaran atau pegawai kelompok kerjanya.

Mengatasi Penolakan Atas Perubahan

Stephen P. Robbins dalam bukunya Organizational Behavior mengusulkan enam taktik yang bisa dipakai untuk mengatasi resistensi perubahan:

1.   Pendidikan dan Komunikasi
Berikan penjelasan secara tuntas tentang latar belakang, tujuan, akibat, dari diadakannya perubahan kepada semua pihak. Komunikasikan dalam berbagai macam bentuk. Ceramah, diskusi, laporan, presentasi, dan bentuk-bentuk lainnya.

2.   Partisipasi
Ajak serta semua pihak untuk mengambil keputusan. Pimpinan hanya bertindak sebagai fasilitator dan motivator. Biarkan anggota organisasi yang mengambil keputusan

3.   Memberikan kemudahan dan dukungan
Jika pegawai takut atau cemas, lakukan konsultasi atau bahkan terapi. Beri pelatihan-pelatihan. Memang memakan waktu, namun akan mengurangi tingkat penolakan.

4.   Negosiasi
Cara lain yang juga bisa dilakukan adalah melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang menentang perubahan. Cara ini bisa dilakukan jika yang menentang mempunyai kekuatan yang tidak kecil. Misalnya dengan serikat pekerja. Tawarkan alternatif yang bisa memenuhi keinginan mereka

5.   Manipulasi dan Kooptasi
Manipulasi adalah menutupi kondisi yang sesungguhnya. Misalnya memelintir (twisting) fakta agar tampak lebih menarik, tidak mengutarakan hal yang negatif, sebarkan rumor, dan lain sebagainya. Kooptasi dilakukan dengan cara memberikan kedudukan penting kepada pimpinan penentang perubahan dalam mengambil keputusan.

6.   Paksaan
Taktik terakhir adalah paksaan. Berikan ancaman dan jatuhkan hukuman bagi siapapun yang menentang dilakukannya perubahan.

  

MANAJEMEN STRES

Stress adalah reaksi tubuh terhadap situasi yang tampak sulit dan membuat ketidakseimbangan dalam hidup. Dalam perilaku organisasi, dibutuhkan suatu manajemen stress untuk menghadapi tuntutan yang berlebihan. Tujuan manajemen stress untuk meningkatkan kualitas hidup menjadi lebih baik lagi dari pada sebelumnya. Manajemen stress akan menganalisa pengaruh stress pada kinerja dan kemampuan berpikir seseorang.

Stres adalah suatu ketidakseimbangan diri/ jiwa dan realitas kehidupan setiap hari yang tidak dapat dihindari perubahan yang memerlukan penyesuaian. Sering dianggap sebagai kejadian atau perubahan negatif yang dapat menimbulkan stress, seperti cedera, sakit atau kematian orang yang dicintai, putus cinta. Perubahan positif juga dapat menimbulkan stress, seperti naik pangkat, perkawinan, jatuh cinta.

Manajemen stres adalah kemampuan untuk mengendalikan diri ketika situasi, orang-orang, dan kejadian-kejadian yang ada memeberi tuntutan yang berlebihan.

Apabila ditinjau dari penyebab stres, menurut Sri Kusmiati dan Desminiarti (1990), dapat digolongkan sebagai berikut :

·      Stres fisik, disebabkan oleh suhu atau temperatur yang terlalu tinggi atau rendah, suara amat bising, sinar yang terlalu terang, atau tersengat arus listrik.

·      Stres kimiawi, disebabkan oleh asam-basa kuat, obat-obatan, zat beracun, hormone, atau gas.

·      Stres mikrobiologik, disebabkan oleh virus, bakteri, atau parasit yang menimbulkan penyakit.

·      Stres fisiologik, disebabkan oleh gangguan struktur, fungsi jaringan, organ, atau sistemik sehingga menimbulkan fungsi tubuh tidak normal.

·      Stres proses pertumbuhan dan perkembangan, disebabkan oleh gangguan pertumbuhan dan perkembangan pada masa bayi hingga tua.

·      Stres psikis/ emosional, disebabkan oleh gangguan hubungan interpersonal, sosial, budaya, atau keagamaan.

Reaksi Psikologis terhadap stress

1.   Kecemasan, respon paling umum yang dirasakan dalam bentuk emosi yang sukar digambarkan seperti kuatir, tegang, prihatin, takut, jantung berdebar, keluar keringat dingin dan susah tidur.

2.   Kemarahan dan agresi adalah perasaan jengkel sebagai respon terhadap kecemasan yang dirasakan sebagai ancaman. Merupakan reaksi umum lain terhadap situasi stress yang mungkin dapat menyebabkan agresi. Agresi ialah kemarahan yang meluap-luap, dan orang melakukan tindakan kasar dengan jalan yang tidak wajar. Kadang-kadang disertai perilaku kegilaan, tindak sadis dan perilaku menyakiti orang.

3.   Depresi ialah keadaan yang ditandai dengan hilangnya gairah/semangat dan disertai rasa sedih.

Ada dua pendekatan dalam manajemen stres, yaitu:

1. Pendekatan Individu

a.   Penerapan manajemen waktu

Pengaturan waktu yang sangat tepat akan menjamin seseorang tidak akan menjadi stres. Dikarenakan setiap orang pastinya memiliki rasa lelah yang sangat besar dan perlukan pembagian waktu untuk istirahat dan merelaksasikan tubuh dari kepadatan jadwal kerja. Pola pembagian waktu yang baik antar waktu bekerja, beribadah, dan waktu istirahat.

b.   Penambahan waktu olahraga

Dalam tubuh manusia diperluakan olah raga yang dapat mengatur dan merangsang syaraf motorik dan otot-otot sehingga membuat badan kita menjadi bugar. Ketahanan fisik yang dimiliki pun akan semakin baik. Olah raga pun bisa dilakukan seminggu 3 kali atau 1 minggu sekali. Bisa dengan joging di pagi atau di sore hari, cukup melakukan olah raga yang ringan.

c.   Pelatihan relaksasi

Setelah melakukan kerja yang cukup padat dan banyak, tentunya membuat tubuh menjadi lelah dan diperlukan relaksasi yang membantu menenangkan tubuh yang tegang menjadi relaks. Merefresh otak yang sudah di pakai untuk bekerja setiap hari. Cara yang ampuh dalam relaksasi bisa dengan mendengarkan musik atau menonton film sambil bersantai. Namun ada juga yang malakukan meditasi atau yoga.

d.   Perluasan jaringan sosial

Berhubungan dengan banyak orang memang sangat diperlukan. Selain dengan mempermudah dalam pekerjaan, dengan memiliki banyak jaringan pertemanan juga bisa kita manfaatkan sebagi tempat berbagi dalam memecahkan masalah yang dialami. Terkadang setiap orang hal seperti ini sangat diperlukan sekali. Karena itu manusia adalah makhluk sosial yang saling butuh membutuhkan.

2. Pendekatan organisasional

a.   Menciptakan iklim organisasi yang mendukung

Banyak organisasi besar saat ini cenderung memformulasi struktur birokratik yang tinggi yang menyertakan infleksibel. Ini dapat membawa stres kerja yang sungguh-sungguh. Strategi pengaturan mungkin membuat struktur lebih desentralisasi dan organik dengan membuat keputusan partisipatif dan aliran keputusan ke atas. Perubahan struktur dan proses struktural mungkin akan menciptakan iklim yang lebih mendukun bagi pekerja, memberikan mereka lebih banyak kontrol terhadap pekerjaan mereka, dan mungkin akan mencegah atau mengurangi stres kerja mereka.

b.   Penetapan tujuan yang realistis

Setiap organisasi pastinya memiliki suatu tujuan yang pasti. Baik bersifat profit maupun non profit. Namun tujuan organisasi itu harus juga bersifat real sesuai dengan kemampuan yang dimiliki oleh organisasi tersebut. Kemampuan suatu organisasi dapat dilihat dari skli yang dimiliki oleh setiap orang anggotanya. Dengan tujuan yang jelas dan pasti tentunya juga sesuai dengan kemampuan anggotanya maka segala tujuan pasti akan tercapai pula. Namun sebaliknya jika organisasi tidak bersikap realistis dan selalu menekan anggotanya tanpa adanya kordinasi yang jelas stres itu akan timbul.

c.    Penyeleksian personil dan penempatan yang baik

Pada dasarnya kemampuan ilmun atau skil yang dimiliki oleh seyiap orang mungkin akan berbede satu dengan yang lainnya. Penempatan kerja yang sesuai dengan keahlian sangat menunjang sekali terselesaikannya suatu pekerjaan. Penyesuaiaan penempatan yang baik dan penseleksian itu yang sangat diperluakan suatu perusahaan atau organisasi agar setiap tujuan dapat tercapai dengan baik

d.   Perbaikan komunikasi organisasi

Komunikasi itu sangatlah penting sekali dalam berorganisasi. Komunikasi dapat mempermudah kerja seseorang terutama dalam team work. Sesama anggota yang tergabung dalam satu kelompok selalu berkordinasi dan membicarakan program yang akan dilakukan. Komunikasinya pun harus baik dan benar. Sering sekali terjadi kesalahan dan tidak mampu menempatkan posisi dan jabatan sehingga terjadi kesalahan dalam berkomunikasi.

e.    Membuat bimbingan konseling

Bimbingan konseling ini bisa dirasakan cukup dalam mengatasi stres. Konseling yang dilakukan kepada psikolog yang lebih kompeten dalam masalah kejiwaan seseorang. Psikologis seseorang terganggu sekali ketika stres itu menimpa. Rasa yang tidak tahan dan ingin keluar dari tekanan-tekanan yang dirasakan tentunya akan menambah rasa stres yang dihadapinya. Konseling dengan psikolog sedikitnya mungkin bisa membantu keluar dari tekanan stres.